結婚式まで残りあとわずか。本当に二次会がうまくいくか、赤字にならないか、不安になっていませんか？
これさえやっとけばまず赤字にならない方法を二つ紹介していきます。
ドタキャン防止！メールを送ろう
まず、一つ目は至って正攻法！
1週間前に出席者にメールを送る。ただこれだけ。これをするだけで、ドタキャン防止が実現。
ポイントは最後に○月〇日以降のキャンセルは会費(キャンセル料)がかかりますの一言をつけること！
実際にキャンセル料をとるとらないは別にして、言っておくことが重要です。
リマインドメールの本文例
お疲れ様です。結婚式二次会幹事の〇〇です。
結婚式二次会が近づいて参りましたので、改めて以下をご確認くださいませ。
- 日時：○月○日（土曜日） 19：00～21：00
- 会場：○○（電話：＊＊－＊＊＊＊＊＊＊）
- 住所：〇〇○○○○ 二次会会場名
- 会費：男性〇,000円、女性〇,000円
- MAP:gmap等へのリンク
なお、○月○日以降のキャンセルにつきましては、会費が発生していまいますのでご了承ください。
最後の一文は自分の書きやすい・いいやすい文章にしましょう。
例えば、会費を回収するつもりがなく強く言えないという方はこのように書いてもいいでしょう。
なお、○月○日以降のキャンセルにつきましては、お店の料理のキャンセルができなくなります。キャンセルの際はお早めにご連絡を頂きますようお願いいたします。
このように文章を変えてもいいでしょう。キャンセルの際に幹事や新郎新婦に対して金銭的な面で迷惑がかかるというのが伝わるように書くと特に効果的です。
お店への最終連絡と支払はギリギリにしよう
調査はなるべく早く行い、支払はなるべく遅くするのがポイント!
ゲームの景品等の購入(支払)はなるべく遅くが基本です。1ヶ月も前に購入した場合、キャンセル等が発生したときに対処できない可能性があります。同様に二次会の料理の最終人数もギリギリまで言わないようにしときましょう(おおよその人数は話す)。
支払が早ければ早いほどリスクを負うことになるので、要注意です。二次会会場での料理についてはまだ調整がつきますが、景品は支払ってしまった場合キャンセルできません。当たり前のことですが、この点を認識してお支払をしましょう。
当日キャンセルでも大丈夫、目録で赤字回避をしよう！
ドタキャンでも対応できるお勧めの方法がこれ!10人程度ドタキャンされても余裕で赤字を回避できます。
1000円程度と多少の手間で赤字を回避できるので、ぜひ行いましょう。
- ゲーム等で使う景品は買わない(1,2,3位のもの)
- 当日までに目録とスライドを用意する
- 当日の参加人数に応じて目録を使うか判断
- 使用する場合は目録当選者の住所、氏名、電話番号を確認
- 二次会の後日、当選したものをネットで購入し、当選者宛に送る
当日のキャンセルの人数によって、3位の景品をなくすなど、かなり柔軟な対応ができます。
- 2人キャンセルだから3位の目録を使わない
- 10人キャンセルだから1~3位の景品を使わない
ただし、当日に人数の確認を行ったりと若干忙しくなるので、その点は注意が必要です。
実際に行う景品パネルの作り方と画像を用意したので参考にしてみてください。
あと、景品パネルだけを売っている店を発見したので、うまく活用してみるのもあり。
まとめ
メールや支払方法など当たり前のことから、ちょっと頭を使った目録を使った赤字回避方法を3つ紹介しました。
- ドタキャン防止にリマインドメールを送ろう
- 支払や最終連絡はギリギリまでしない
- 当日キャンセルも大丈夫、目録で赤字を回避しよう!
どれも効果的ですが、3つ目の目録を使った回避方法は見た目も派手、効果も非常に高いので実戦することをお勧めします。
赤字対策を万全にして二次会の中身に力を注げる環境をつくりましょう。
